นโยบายความเป็นส่วนตัวคือเอกสารที่บอกลูกค้าว่าคุณเก็บข้อมูลอะไร เก็บไปทำอะไร และลูกค้าติดต่อคุณได้อย่างไร ระบบเก็บเอกสารนี้ไว้ในหน้าเดียวกับข้อตกลงและเงื่อนไข โดยแยกกันด้วยแท็บและด้วยปุ่มตัวเลือกในฟอร์ม

⚡ ทางลัด: ข้อกำหนดและเงื่อนไข → แท็บ Privacy Policy → + Add New → เลือก Type เป็น Privacy Policy → กรอกเนื้อหาทั้ง 2 ภาษา → ติ๊ก Active → บันทึก

ขั้นตอนในระบบใช้เวลาไม่ถึง 5 นาที ส่วนงานที่ใช้เวลาจริงคือการเตรียมเนื้อหาให้ครบและผ่านการอนุมัติก่อน บทความนี้จึงเริ่มจากรายการตรวจเนื้อหา แล้วจึงเป็นขั้นตอนในระบบ

สิ่งที่ต้องมีก่อนเริ่ม

  • เนื้อหาที่ผ่านการตรวจจากผู้มีอำนาจอนุมัติของบริษัทคุณแล้ว — นโยบายความเป็นส่วนตัวเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิงได้เมื่อมีคำขอจากลูกค้าหรือจากหน่วยงานกำกับดูแล เนื้อหาจึงควรผ่านทีมกฎหมายหรือที่ปรึกษาด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของบริษัทคุณก่อนนำขึ้นระบบ บทความนี้อธิบายวิธีนำเนื้อหาขึ้นระบบ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
  • เนื้อหาทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ — ฟอร์มมีแท็บภาษาแยก 2 แท็บ
  • เลขเวอร์ชัน — เช่น 1.0.0 และเพิ่มเลขทุกครั้งที่แก้ไขเนื้อหา เพราะเลขนี้ถูกบันทึกไว้กับสมาชิกแต่ละคนว่ายอมรับฉบับใด
  • สิทธิ์เข้าเมนู ข้อกำหนดและเงื่อนไข — ถ้าไม่พบเมนูนี้ ให้ขอให้ผู้ที่ถือบทบาท Admin ในทีมเปิดสิทธิ์ให้ตามบทความเรื่องการแก้ไข Role ของ Admin ที่มีอยู่

ตรวจเนื้อหาก่อนนำขึ้นระบบ

รายการนี้ใช้เป็นรายการตรวจร่วมกับทีมกฎหมายของคุณ ไม่ได้ใช้แทนการตรวจของทีมกฎหมาย จุดประสงค์คือให้คนที่นำเนื้อหาขึ้นระบบเห็นได้เร็วว่ามีหัวข้อใดขาดไป

  • ระบุชื่อบริษัทหรือแบรนด์ที่เป็นผู้เก็บข้อมูล
  • ระบุว่าเก็บข้อมูลอะไรบ้าง เช่น ชื่อ เบอร์โทร อีเมล ประวัติการซื้อ
  • ระบุว่าเก็บไปใช้ทำอะไร เช่น การสะสมคะแนน การแจ้งสิทธิประโยชน์ การวิเคราะห์เพื่อพัฒนาบริการ
  • ระบุว่ามีการเปิดเผยข้อมูลให้ใครหรือไม่ และในกรณีใด
  • ระบุสิทธิของเจ้าของข้อมูล และวิธีที่ลูกค้าจะใช้สิทธินั้น
  • ระบุช่องทางติดต่อที่ลูกค้าใช้ส่งคำขอได้จริง และมีคนรับเรื่องอยู่จริง
  • ระบุวันที่มีผลของฉบับนี้ให้ตรงกับเลขเวอร์ชันที่กรอกในระบบ

📌 ข้อควรรู้: ช่องทางติดต่อในนโยบายคือช่องทางที่คำขอจากลูกค้าจะเข้ามาจริง เช่น คำขอถอนความยินยอมหรือคำขอลบข้อมูล ให้ตกลงกับทีมที่รับเรื่องไว้ก่อนประกาศ แนวทางการรับและดำเนินการกับคำขอเหล่านั้นอยู่ในบทความเรื่องการรับคำขอถอน Consent และคำขอลบข้อมูล

ใส่นโยบายความเป็นส่วนตัวใน 5 ขั้นตอน

1. เปิดเมนูและสลับไปแท็บ Privacy Policy

ที่เมนูด้านซ้าย กด ข้อกำหนดและเงื่อนไข (T&C / Privacy Policy) แล้วกดแท็บ Privacy Policy ที่อยู่ถัดจากแท็บ Terms & Condition

แท็บนี้แสดงรายการนโยบายทุกเวอร์ชันที่เคยสร้างไว้ พร้อมคอลัมน์ Use, Version, Status, Date Modify, Admin Modify และ Actions เหมือนกับแท็บแรก

2. กด Add New

กดปุ่ม + Add New สีน้ำเงินที่มุมขวาบน ระบบจะเปิดฟอร์มสร้างเอกสาร

3. เลือก Type เป็น Privacy Policy แล้วกรอกเวอร์ชัน

ในบรรทัด Type เลือกปุ่มตัวเลือก Privacy Policy จากนั้นกรอกเลขเวอร์ชันในช่อง Version

ช่อง Status มีช่องติ๊ก Active ให้ติ๊กเมื่อพร้อมประกาศใช้ ถ้าเนื้อหายังรอการอนุมัติรอบสุดท้าย ให้เว้นว่างไว้ก่อนแล้วบันทึกเป็นฉบับที่ยังไม่เปิดใช้งาน วิธีนี้ทำให้คุณเตรียมเนื้อหาไว้ล่วงหน้าได้โดยที่ลูกค้ายังไม่เห็น

8.6.1 หน้าฟอร์มสร้างเอกสารที่บรรทัด Type เลือก Privacy Policy ไว้ ให้เห็นช่อง Version ช่องติ๊ก Active ที่ยังไม่ได้ติ๊ก แท็บภาษา EN กับ TH และปุ่ม Save สีน้ำเงินมุมขวาบน ครบในภาพเดียว
ฟอร์มสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวใน DeepBLOK Backoffice

4. กรอกเนื้อหาทั้ง 2 ภาษา

สลับระหว่างแท็บ TH และ EN แล้ววางเนื้อหาให้ครบทั้ง 2 แท็บ สมาชิกจะเห็นเนื้อหาจากแท็บที่ตรงกับภาษาที่ลูกค้าใช้

5. กดบันทึก แล้วตรวจผลที่ตาราง

กดปุ่ม บันทึก สีน้ำเงินที่มุมขวาบนของฟอร์ม แล้วกลับมาที่แท็บ Privacy Policy

✅ เช็กว่าสำเร็จจริง: แถวใหม่ต้องปรากฏใน แท็บ Privacy Policy ไม่ใช่แท็บ Terms & Condition และถ้าคุณติ๊ก Active ไว้ แถวนั้นต้องมีเครื่องหมายถูกสีเขียวในคอลัมน์ Use การดูว่าแถวไปอยู่แท็บไหนคือวิธียืนยันที่เร็วที่สุดว่าปุ่มตัวเลือก Type ถูกเลือกถูกต้อง

ข้อสังเกตเรื่อง 2 สวิตช์ที่ตัดสินว่าลูกค้าเห็นอะไร

เอกสาร 1 ฉบับจะไปปรากฏกับลูกค้าได้ ต้องผ่าน 2 อย่างนี้พร้อมกัน และ 2 อย่างนี้อยู่คนละบรรทัดในฟอร์มเดียวกัน

สิ่งที่ต้องตั้งตำแหน่งผลเมื่อตั้งผิด
ปุ่มตัวเลือก Typeบรรทัดแรกของฟอร์มเอกสารไปปรากฏในแท็บของเอกสารอีกประเภทหนึ่ง หาไม่เจอในแท็บที่คิดว่าใส่ไว้
ช่องติ๊ก Status เป็น Activeบรรทัดที่ 3 ของฟอร์มเอกสารถูกบันทึกไว้แต่ลูกค้ายังเห็นฉบับเดิม

วิธีเช็กว่าคุณอยู่ที่หน้าที่ถูกต้องแล้ว หน้าฟอร์มใช้ชื่อว่า Term & Condition Create ทั้ง 2 ประเภท เพราะเป็นฟอร์มเดียวกัน สิ่งที่ยืนยันได้ว่าคุณกำลังสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวคือปุ่มวงกลมที่ถูกเลือกในบรรทัด Type และแถวใหม่ที่ปรากฏในแท็บ Privacy Policy หลังกด บันทึก

ปัญหาที่พบบ่อย

อาการสาเหตุวิธีแก้
บันทึกแล้วแต่แถวไปอยู่ในแท็บ Terms & Conditionปุ่มตัวเลือกในบรรทัด Type ยังเป็น Terms & Condition ตามค่าเริ่มต้นของฟอร์มเปิดแถวนั้นด้วยปุ่ม Edit เปลี่ยนตัวเลือกเป็น Privacy Policy แล้วกด บันทึก อีกครั้ง จากนั้นตรวจว่าแถวย้ายไปแท็บที่ถูกแล้ว
บันทึกแล้วแต่ลูกค้ายังเห็นนโยบายฉบับเดิมยังไม่ได้ติ๊ก Active ให้ฉบับใหม่เปิดฉบับนั้นแล้วติ๊ก Active จากนั้นยืนยันที่คอลัมน์ Use ว่าเครื่องหมายถูกสีเขียวย้ายมาแล้ว
ลูกค้าที่ใช้ระบบภาษาอังกฤษเห็นเนื้อหาไม่ครบกรอกไว้เฉพาะแท็บ THเปิดฉบับนั้นแล้วกรอกแท็บ EN ให้ครบ แล้วกด บันทึก อีกครั้ง
ประกาศนโยบายแล้วมีคำขอจากลูกค้าเข้ามาแต่ไม่มีคนรับเรื่องช่องทางติดต่อในเนื้อหายังไม่ได้ตกลงกับทีมที่รับเรื่องตกลงผู้รับผิดชอบและช่องทางให้ชัดก่อน แล้วดูแนวทางการดำเนินการกับคำขอในบทความเรื่องการรับคำขอถอน Consent และคำขอลบข้อมูล
ไม่แน่ใจว่านโยบายฉบับไหนกำลังใช้งานอยู่อ่านเฉพาะคอลัมน์ Versionอ่านคอลัมน์ Use แถวที่มีเครื่องหมายถูกสีเขียวคือฉบับที่ลูกค้าเห็น
ไม่พบแท็บ Privacy Policyยังอยู่ที่หน้าอื่นกลับไปที่เมนู ข้อกำหนดและเงื่อนไข แท็บทั้ง 2 อยู่ด้านบนของส่วนตาราง

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: นโยบายความเป็นส่วนตัวกับข้อตกลงและเงื่อนไข ต้องมีทั้ง 2 ฉบับหรือไม่

ตอบ: ทั้ง 2 ฉบับปรากฏคู่กันในประวัติความยินยอมของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งแสดงทั้งรายการ T&C และรายการ Policy พร้อมเลขเวอร์ชันแยกกัน ดังนั้นการเตรียมทั้ง 2 ฉบับให้พร้อมก่อนเปิดระบบสมาชิกจึงเป็นแนวทางที่ทำให้บันทึกความยินยอมของคุณครบตั้งแต่ต้น

ถาม: บันทึกไว้ก่อนโดยยังไม่ให้ลูกค้าเห็นได้ไหม

ตอบ: ได้ ให้เว้นช่องติ๊ก Active ไว้ตอนบันทึก ฉบับนั้นจะถูกเก็บไว้ในรายการโดยที่ลูกค้ายังเห็นฉบับเดิมอยู่ เมื่อถึงวันที่ต้องการประกาศใช้ ให้เปิดฉบับนั้นแล้วติ๊ก Active วิธีนี้เหมาะกับกรณีที่เนื้อหารอการอนุมัติรอบสุดท้าย

ถาม: แก้เนื้อหาแล้วต้องขึ้นเวอร์ชันใหม่ทุกครั้งไหม

ตอบ: เมื่อสาระของนโยบายเปลี่ยน เช่น เพิ่มวัตถุประสงค์การใช้ข้อมูลหรือเปลี่ยนช่องทางติดต่อ การขึ้นเวอร์ชันใหม่เป็นวิธีที่อ่านย้อนหลังได้ชัดที่สุด เพราะระบบบันทึกไว้กับสมาชิกว่ายอมรับเลขเวอร์ชันใด ขั้นตอนการออกเวอร์ชันใหม่อธิบายไว้ในบทความเรื่องการใส่ข้อตกลงและเงื่อนไข ซึ่งใช้ฟอร์มเดียวกันนี้

ถาม: ดูได้ไหมว่าสมาชิกคนไหนยอมรับนโยบายเวอร์ชันใด

ตอบ: ดูได้ที่หน้าข้อมูลสมาชิกรายคน แท็บ Consents & Privacy ซึ่งแสดงรายการ Policy พร้อมเลขเวอร์ชันและวันเวลาที่บันทึกไว้ วิธีอ่านอยู่ในบทความเรื่องการตรวจสถานะ Consent ของสมาชิกรายคน

ขั้นตอนถัดไป

เมื่อทั้ง 2 เอกสารประกาศใช้แล้ว งานต่อไปคือรู้วิธีตรวจว่าสมาชิกรายคนยอมรับอะไรไว้บ้าง เพราะเป็นข้อมูลที่ต้องใช้ทุกครั้งที่ลูกค้าโทรมาถามเรื่องการรับข่าวสาร หรือเมื่อทีมการตลาดจะส่งแคมเปญ

อ่านต่อ